Οι Δημόσιες υπηρεσίες καλούνται να λάβουν όλα τα αναγκαία μέτρα προετοιμασίας προς την κατεύθυνση της καθολικής διακίνησης παντός είδους εγγράφων με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ).
Υπόχρεοι φορείς για την εφαρμογή της ρύθμισης αυτής είναι το Δημόσιο, οι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης α’ και β’ βαθμού, καθώς και τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου.
Ενέργειες υπόχρεων φορέων
- Προμήθεια ηλεκτρονικού σαρωτή εγγράφων (scanner), για την ψηφιοποίηση έγχαρτων εγγράφων, που τηρούνται στο αρχείο τους, και την εν συνεχεία διακίνησή τους με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
- Διάθεση υπηρεσιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail).
- Διάθεση, σε εμφανές σημείο στον δικτυακό τόπο έκαστου Δημόσιου φορέα, των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) κάθε οργανικής μονάδας του φορέα αυτού. Υποχρεούνται, κατ΄ εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 81 του ν. 4727/2020, οι φορείς να αναρτούν στον δικτυακό τόπο τους τη διάρθρωση των οικείων υπηρεσιών και μονάδων, την περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των οργανικών θέσεων, καθώς και τα ονόματα, τις ιδιότητες και τα πρόσφορα στοιχεία επικοινωνίας των υπηρετούντων, με οποιαδήποτε μορφή ή σχέση εργασίας και απασχόλησης. Ιδιαιτέρως, να αναρτάται ευκρινώς, στην αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου του φορέα, το e-mail του Κεντρικού Πρωτοκόλλου, καθώς και το τηλεφωνικό κέντρο αυτού.
- Διαμόρφωση ειδικού χώρου στον δικτυακό τόπο έκαστου φορέα για τη διατύπωση ερωτημάτων από κάθε ενδιαφερόμενο ή ειδικού χώρου με τις απαντήσεις του φορέα επί των συνηθέστερων ερωτημάτων των ενδιαφερομένων.
Αναλυτικά, η ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Πηγή: governet.gr