ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ

Για τα γενικά καθήκοντα και οι αρμοδιότητες ενός προισταμένου γραφείου περιγράφονται στο Π.Δ.75/1987

ΠΡΟΕΔΡΙΚΟ ΔΙΑΤΑΓΜΑ ΥΠ' ΑΡΙΘ. 75/16-3-1987 (ΦΕΚ Α' 45/2-4-1987)
«Αλληλογραφία και συναφή θέματα του Αρχηγείου Ελληνικής Αστυνομίας»
Άρθρο 57.
Ειδικά καθήκοντα - Αρμοδιότητες προϊσταμένων γραφείων.
Τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες των προϊσταμένων γραφείων, σχετικά με τη διεξαγωγή της αλληλογραφίας, είναι τα εξής:
1. Παραλαμβάνουν την αλληλογραφία της αρμοδιότητας τους, τη μελετούν, επισημαίνουν τα επείγοντα έγγραφα και αυτά που έχουν ιδιαίτερη σημασία, σημειώνουν σ' αυτά τις τυχόν παρατηρήσεις τους ή τις διαταγές που δόθηκαν από το Διευθυντή, Διοικητή ή προϊστάμενο ή Υποδιευθυντή ή Υποδιοικητή της Υπηρεσίας τους και την παραδίνουν ακολούθως για αρχειοθέτηση.
2. Ενεργούν την αλληλογραφία, κατά σειρά προτεραιότητας, με τη βοήθεια του προσωπικού των γραφείων τους.
3. Συντάσσουν με ακρίβεια και επιμέλεια τα διάφορα έγγραφα και μονογράφουν τα σχέδια αυτών.
4. Προβαίνουν στη σύνταξη κάθε εγγράφου, αφού διαταχθούν από τους αρμοδίους και σε περίπτωση διαφωνίας διατυπώνουν τη γνώμη τους στα σχέδια.
5. Υπογράφουν τις συνταγμένες καταστάσεις, πίνακες και αντίγραφα εγγράφων του γραφείου τους.
6. Μεριμνούν, μετά την ενέργεια και υπογραφή των εγγράφων ή των σχεδίων, για την αντιγραφή και παραβολή αυτών, υπογράφουν για την ακρίβεια της αντιγραφής και μεριμνούν για τη διεκπεραίωσή τους.
7. Σημειώνουν στα έγγραφα τη λέξη «Αρχείο» για όσες από τις υποθέσεις δεν χρειάζονται αναμφισβήτητα καμία παραπέρα ενέργεια και ακολούθως, μετά από την τυχόν αναγκαία αιτιολογία και τη χρονολογία, τα μονογράφουν και τα παραδίνουν για αρχειοθέτηση. Για υποθέσεις που ανήκουν στην αποφασιστική αρμοδιότητα ή ευχέρεια του Διοικητή της Υπηρεσίας, αυτές τίθενται στο Αρχείο, όπως ανωτέρω, προσωπικά από τον ίδιο.
8. Ειδικότερα είναι υπεύθυνοι:
α. Για το περιεχόμενο κάθε εγγράφου που συντάσσεται απ' αυτούς, εφόσον διαπιστώνεται ότι κατά την εισήγηση δεν έθεσαν υπόψη του Προϊσταμένου τους υφιστάμενες διαταγές ή στοιχεία απαραίτητα για ορθή ενέργεια.
β. Για την έγκαιρη εκτέλεση διαταγής ή άλλης αλληλογραφίας, που ανέλαβαν να ενεργήσουν.
γ. Για την ακρίβεια του περιεχομένου και την κανονικότητα των καταστάσεων και πινάκων που συντάσσονται απ' αυτούς.
δ. Για την παρακολούθηση των εκκρεμών υποθέσεων του γραφείου τους.
ε. Για τις σημειωμένες παραλείψεις του προσωπικού του γραφείου τους κατά τη διεξαγωγή της αλληλογραφίας.
στ. Για την τήρηση των βιβλίων αρμοδιότητας του γραφείου τους.

Άρθρο 58.
Καθήκοντα - Αρμοδιότητες Ανθυπαστυνόμων και Αρχιφυλάκων προϊσταμένων γραφείων.
Τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες των Ανθυπαστυνόμων και Αρχιφυλάκων
Προϊσταμένων γραφείων, σχετικά με τη διεξαγωγή της αλληλογραφίας, είναι τα εξής:
1. Έχουν τα ίδια καθήκοντα και υποχρεώσεις με τους προϊσταμένους γραφείων, εκτός του ότι δεν μονογράφουν τα σχέδια των εγγράφων, δεν συντάσσουν έγγραφες εισηγήσεις και δεν θέτουν έγγραφα στο αρχείο.
2. Τα ανωτέρω καθήκοντα που εξαιρούνται ανήκουν στους προϊσταμένους τμημάτων γραφείων, εφόσον υπάρχουν, διαφορετικά στους Διευθυντές ή Διοικητές ή Υποδιοικητές.